Bisnis

3 Pertanyaan Sebelum Memulai Setiap Meeting

Written by Abid Ra

Meeting merupakan sesuatu yang sangat penting ketika kita bekerja secara team. Sesuatu yang ga bisa kita hindari, karena ketika kita bekerja baik dalam team ataupun individu pasti ada saja masalah yang dijumpai. Salah satu tujuannya sendiri adalah Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu permasalahan.

Banyak tentunya dari kita ketika mengadakan meeting akan menyita banyak waktu dalam hari kita. Sayangnya, beberapa meeting yang kita lakukan itu buruk.

Ada kalanya sebagai pemimpin rapat ataupun peserta rapat kita jumpai orang yang main smartphone. Bagi saya pribadi hal tersebut sangat menganggu. Adapunn hal lain yang cukup menganggu, yaitu tidak fokus dengan meeting tersebut.

Hal menyebalkan lainnya adalah ketika kita mengajukan pertanyaan, ga ada yang meresponnya. Banyak darinya yang tidak menjawab, hal tersebut cukup ambigu juga buat saya pribadi. Adakah diamnya mereka setuju atau tidak paham. Menurut saya pribadi, jika orang itu paham atau fokus pasti ada saja sesuatu yang ditanyakan.

Kalaupun ingin menegurnya. Bagi saya pribadi agaknya terkesan awkward. Please lah, kita udah besar masa iya saya tegur layaknya guru yang menegur muridnya untuk fokus dalam kelas.

Padahal semua masalah diatas bisa kita atasi loh hanya dengan 3 pertanyaan simple ini agar mindset mereka siap untuk mengikuti meeting.

Mendesain Aliansi

https://unsplash.com/photos/n55IHMpkSoc

Mendesain Aliansi adalah teknik coaching yang menetapkan aturan diawal sehingga kedepannya semua memiliki mindset yang sama. Apa twistnya? Ya, daripada menyatakan ‘bagaimana nanti’, kamu bisa ajukan pertanya:

  • Apa komitmen kita bersama sehingga meeting ini menghasilkan sesuatu yang masksimal?
  • Apakah saya memiliki hak untuk menjaga komitmen kamu ini?
  • Bagaimana kamu ingin saya menjalankannya?

Pertanyaan jauh lebih menarik, merangsang pikiran dan memberdayakan daripada instruksi. Mereka mengalihkan tanggung jawab dari kamu ke grup. Dan meluangkan dua menit untuk mengajukan pertanyaan-pertanyaan ini di awal pertemuan Anda dapat secara drastis meningkatkan hasilnya.

Apa komitmen kita bersama sehingga meeting ini menghasilkan sesuatu yang masksimal?

Yang mana aturan yang ingin dibuat (lebih atau kurang) dalam meeting tersebut? Dengan melibatkan mereka dalam pengambilan keputusan sebelum dalam meeting, menjadikan mereka merasa ikut berperan dalam meeting tersebut. Sebagai contoh:

  • Meeting yang ringkas saja
  • Selalu hadir
  • Mengangkat tangan ketika ingin berbicara
  • Mendengarkan opini orang lain
  • Istirahat setiap 30 menit
  • Berpegang pada agenda
  • Membawa mindset yang positif
  • Selalu berpikiran terbuka (open-minded)

Jika pada penerapannya akan ada banyak masukan, saya menyarankan kamu pilih 3 teratas saja.

Apakah saya memiliki hak untuk menjaga komitmen kamu ini?

kamu mungkin ragu apakah pertanyaan ini perlu. Mengapa kamu harus meminta izin? Tidakah itu akan merusak pandangan orang tentang leadership kamu?
Meminta izin memiliki dampak yang kuat pada orang-orang. Ini menunjukkan bahwa tim memiliki kekuatan untuk mengatakan 'tidak', dan memberikan pertanggungjawaban atas komitmen, yang memberikan rasa memiliki dalam tim tersebut.

Contoh izin yang mungkin Anda minta:

  • Apakah saya memiliki izin jika meeting ini berjalan lama?
  • Apakah saya memiliki izin menunjuk orang jika tidak ada yang menjawab pertanyaan yang diajukan?
  • Maukah kamu memberi saya izin untuk membawa meeting ini sesuai agenda?

Bagaimana kamu ingin saya melakukannya?

Tujuannya adalah untuk tetap menjaga segala tindakan yang dilakukan sesuatu komitmen yang sudah dibuat bersama. Dengan mengatur semuanya diawal, kedepannya semua akan lebih mudah. Sebagai contoh, berikut ini beberapa cara yang berbeda ketika ingin memotong pembicaran:

  • Suatu tindakan, seperti mengangkat tangan
  • Ajukan pertanyaan
  • Mengulang komitmen diawal, seperti "Kita sudah berkomitmen untuk tetap menjaga meeting ini secara ringkas ya."

Dengan men-set nya dari awal, semua peserta meeting akan patuh sejak awal sebelum meeting dimulai.

Penerapannya

Meminta komitmen dan izin memungkinkan kamu menetapkan bagaimana meeting kedepannya, dan memanfaatkan meeting kamu sebaik mungkin. Dan, mudah-mudahan, itu akan membuat meeting berjalann lebih baik.

Karyawan vs Pengusaha, Pilih yang Mana?

  ·   5 min read