Produktivitas, Work

7 Kebiasaan Sederhana Agar Produktif Mengelola Email

Written by Faqihah Muharroroh Itsnaini

Peraturan Work From Home dan physical distancing membuat sebagian besar masyarakat Indonesia harus bekerja dari rumah. Pekerjaan dan email pun semakin bertambah setiap harinya.

Saat ini, hampir seluruh informasi pekerjaan disampaikan melalui email, baik tugas kantor, surat perizinan, dokumen penting, dan lain-lain. Tak hanya email penting yang berkaitan dengan pekerjaan, kadang kamu juga menerima notifikasi iklan atau spam yang tidak penting dalam kotak masuk.

Suasana rumah yang santai akhirnya membuatmu tergoda untuk mengecek email-email tersebut. Tak hanya media sosial, email yang sangat banyak juga dapat mengacaukan konsentrasimu selama bekerja di rumah. Dampaknya, kamu sering kehabisan waktu saat bekerja.

Lalu, bagaimana cara yang tepat dalam mengatur email? Dilansir dari Time dan Glamour, inilah beberapa tips mengelola email agar kamu tetap produktif:

1. Unsubscribe Alias Berhenti Berlangganan

Langkah pertama meningkatkan produktivitas adalah menghilangkan email berlangganan dari daftar spam atau iklan tertentu. Mungkin ada buletin yang tidak pernah kamu baca namun tetap mendistraksi ketika email tersebut muncul.

Dengan berhenti berlangganan pada email semacam itu, kamu akan memiliki lebih banyak waktu untuk berkonsentrasi pada email yang sangat penting. Ingat bahwa email spam hanya akan menghabiskan waktu berhargamu.

2. Tetapkan dan Atur Waktu untuk Membalas Email

Kamu dapat mengecek email secara cepat setiap hari, gunanya untuk melihat apakah ada sesuatu yang perlu diprioritaskan atau mendesak. Tetapkan alokasi waktu hanya dua kali sehari untuk sepenuhnya berurusan dengan tumpukan email.

Dengan menggabungkan pengecekan email menjadi satu hal yang lebih besar, kamu bisa menjadi lebih efektif dan efisien.

3. Pilih Email Menurut Prioritas dan Segera Tanggapi

Selanjutnya, biasakan untuk mengecek apakah ada email yang penting, lalu tanggapi dengan sesegera mungkin. Prioritaskan orang yang meminta bantuan dan fokuslah pada peluang-peluang yang kamu butuhkan.

Kamu juga bisa memberikan folder bertanda tertentu untuk emailmu. Misalnya “Sekarang”, “Besok”, “Minggu depan”, dan lain-lain. Merespon email yang paling penting untuk dibalas dapat meningkatkan citra diri terhadap pihak pengirim email.

4. Urutkan Semua Email dalam Folder Tertentu

Kamu bisa membuat beberapa folder seperti folder tentang studi, folder klien, folder medis, atau folder apapun yang kamu butuhkan. Dengan mengatur email ke dalam beberapa kategori, kamu dapat dengan mudah melakukan tiga langkah: temukan email, ambil tindakan, simpan atau hapus.

5. Segera Tanggapi, Jangan Berlama-Lama Termenung

Cobalah membalas email segera setelah kamu melihatnya, karena jika tidak, email tersebut akan terdorong ke kotak masuk dan sangat mungkin terabaikan. Cobalah bersikap responsif tetapi tidak berlebihan.

Dengan merespons secara cepat dan menulis email singkat yang tidak berbunga-bunga, kamu dapat memangkas waktu dan lebih efisien.

6. Memiliki Lebih dari Satu Akun Email

Tips ini akan sangat membantu jika kamu memiliki banyak peran, misalnya sebagai seorang karyawan sekaligus volunteer pada acara-acara tertentu. Dengan memiliki lebih dari satu akun email, kamu dapat memusatkan perhatian pada satu tema di satu waktu.

Maka, kamu bisa segera merespons email-email tersebut ketika kamu siap, daripada berurusan dengan tumpukan email yang terus-menerus datang.

7. Gunakan Email Hanya untuk Hal-Hal Tertentu

Email berfungsi untuk korespondensi cepat sehari-hari. Saat kamu memiliki sesuatu yang penting untuk didiskusikan atau menentukan suatu keputusan harus dibuat, kamu bisa menggunakan telepon atau video call.

Akan lebih baik untuk mendengar seseorang berbicara dan merasakan nada suara mereka daripada hanya melalui teks, karena email sering kali dapat disalahpahami.

Tidak sulit, bukan? Coba terapkan dari sekarang, dan jadilah lebih produktif!